CMMS: computerized maintenance management system
Nuestro CMMS posee un modelo de datos que organiza la información de mantenimiento sobre los activos que una organización debe preservar, así como los equipos, materiales y otros recursos.
En el pasado la planificación del mantenimiento de los equipos se hacía en hojas físicas o en un excel. Esta hoja era como una base de datos muy rústica y poco efectiva, pero era la única manera de llevar algún control del mantenimiento de los activos.
El gerente de planificación de mantenimiento de los equipos invertía muchas horas para hacerla y era muy difícil mantenerla actualizada y hacerla parte de las herramientas de todos los involucrados con la mantención de los equipos de la compañía.
Gracias a la tecnología las empresas tienen una manera más efectiva de llevar a cabo todos sus procesos de mantenimiento implementando un CMMS.
A continuación explicaremos las ventajas que tiene este sistema para simplificar todas las operaciones del área de mantenimiento de su empresa facilitando enormemente su trabajo.
¿Qué es un CMMS?
El acrónimo CMMS (computerized maintenance management system) significa Sistema de Gestión de Mantenimiento Computarizado. Es un software que centraliza toda la información de mantenimiento y ayuda a optimizar la utilización y disponibilidad de equipos físicos como vehículos, maquinaria, comunicaciones, infraestructuras de planta y otros activos.
¿Cuáles son los beneficios de nuestro CMMS?
Hay numerosos beneficios de tener un software de gestión de mantenimiento computarizado, a continuación resumimos los más evidentes que obtendrá su empresa con nuestro CMMS:
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Reducción costos de mantenimiento
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Disminución de la ocurrencia y duración del tiempo de inactividad de los equipos
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Aumento de la productividad
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Mejor control de inventario
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Optimización de inteligencia de negocios
Muchas organizaciones deciden implementar CMMS en un esfuerzo por reducir sus costos de mantenimiento y mejorar sus resultados de las siguientes maneras:
- Mejorar la productividad del mantenimiento, es decir, contar con técnicos realizando más trabajo en menos tiempo.
- Reducir el número de averías no planificadas y el mantenimiento reactivo.
- Disminuir la duración del tiempo de inactividad planificado y no planificado .
- Reducir los costes laborales al reducir las horas extraordinarias y aumentar la productividad.
- Tener menores costos de inventario de piezas.
- Mejorar la vida útil de los activos, lo que evita más gastos de capital.
El trabajo de mantenimiento está muy interconectado. La ineficiencia en cualquier punto del proceso de mantenimiento se refleja en todas las demás actividades del área. Es por eso que un CMMS tiene como objetivo respaldar todos los aspectos del trabajo de mantenimiento.
Una falla inesperada de una máquina crítica es una de las peores pesadillas de todo gerente de mantenimiento. La única manera de combatir esto es con una estrategia proactiva de mantenimiento de equipos.
¿Cómo encaja CMMS en esta historia? Al brindarle todas las funciones que necesita para configurar un plan de mantenimiento proactivo y ejecutarlo día tras día.
Dado que los tiempos de inactividad de los equipos pueden costar millones de pesos por hora para algunas empresas, esto de por sí solo podría ser un incentivo suficiente para invertir en un software CMMS moderno.
Con acceso al software de mantenimiento móvil y un calendario de mantenimiento sólido, los equipos de mantenimiento se coordinan mejor y tardan menos en diagnosticar un problema, realizar la reparación y registrar su trabajo.
Esta es una consecuencia directa del hecho de que un CMMS mejora la comunicación, automatiza el registro de datos, brinda acceso instantáneo al historial de mantenimiento y le permite crear listas de verificación de mantención y adjuntarlas a sus órdenes de trabajo. De esta manera los técnicos pueden hacer más en menos tiempo.
El control del inventario de repuestos no siempre recibe la atención que merece. ¿Cuál es el punto de ejecutar un inventario de repuestos si está constantemente agotado? Podemos estar de acuerdo en que no tiene sentido.
Lo que tampoco es realista es esperar tener un almacén completo repleto de piezas de repuesto y herramientas de reemplazo. Eso es demasiado costoso.
La solución está en conseguir un punto medio. Significa usar su software CMMS para rastrear el uso de repuestos y usar esos datos para hacer pronósticos de inventario precisos para el mes, trimestre o año siguiente. Este es el núcleo de las mejores prácticas para la gestión del inventario de piezas de repuesto.
Un CMMS no solo registra automáticamente datos como piezas usadas, historial de mantenimiento, tiempo para completar el trabajo, etc., sino que también estructura esos datos en informes de fácil acceso que se pueden usar para tomar decisiones informadas.
Y la mejor parte es que la base de datos de CMMS no está plagada de errores humanos y documentos extraviados.
¿Qué elementos y funcionalidades debe tener un CMMS?
Todos los sistemas de gestión de mantenimiento computarizados vienen con un conjunto de características muy similares. Por lo tanto, la verdadera diferencia está en cómo se implementan esas funciones y cómo se usarán realmente.
Para que esto suceda, las funciones deben ser intuitivas y fáciles de usar o, de lo contrario, su equipo de mantenimiento ni siquiera intentará utilizarlo.
Lo único peor que no tener un CMMS es pagar por uno que se deja de usar después de un par de meses.
Es difícil transmitir cómo es una buena experiencia de usuario a través de palabras. No obstante, es importante que conozca los elementos y las funciones principales que un CMMS moderno debería ofrecer para que sepa qué esperar y qué buscar para su empresa.
Gestión de órdenes de trabajo
La gestión de órdenes de trabajo es el núcleo de cada CMMS. Su propósito es simplificar la forma en que las personas envían solicitudes de trabajo, cómo los supervisores rastrean las órdenes de trabajo y cómo los técnicos realizan el trabajo de mantenimiento real.
Un sistema sólido de gestión de órdenes de trabajo debe ofrecer:
- Un tablero con una descripción general clara de las tareas de mantenimiento programadas, en curso y finalizadas.
- Un portal de solicitudes de trabajo fácil de usar para que las personas ajenas a su equipo de mantenimiento puedan informar problemas a su equipo con imágenes que puedan subir al sistema.
- Un calendario de mantenimiento fácil de usar para que programar el trabajo sea rápido y muy sencillo.
- Una aplicación móvil que le permita a su equipo de mantenimiento completar rápidamente las órdenes de trabajo sobre la marcha.
Gestión de activos
Cuantos más activos tenga, más difícil será guardar, organizar y utilizar la información de los mismos. Los archivadores y los registros en papel son extremadamente ineficientes (y, a menudo, también inexactos).
Las soluciones de CMMS fáciles de usar deben configurarse de manera que todos puedan obtener los datos que necesitan con sólo unos pocos clics.
Un CMMS moderno resuelve estos problemas al permitir a los usuarios:
- Crear campos personalizados ilimitados que puedan usar para rastrear solo la información relevante para su activo.
- Organizar sus activos en una jerarquía clara que se puede buscar instantáneamente en una sola página.
- Obtener historiales de trabajo detallados y completos en el equipo y ejecutar informes de costo total de propiedad.
- Ver informes granulares en tiempo real con KPIs y diferentes métricas de rendimiento de activos.
El seguimiento de los activos con tal detalle mejora drásticamente la vida útil de un activo y reduce sus gastos de capital.
Gestión de inventario de repuestos
Pocas cosas son más frustrantes que no tener el repuesto necesario para reparar la máquina de la que todos dependen.
Un buen CMMS lo ayudará a ejecutar un inventario de piezas de repuesto de la manera correcta, lo que puede resultar en una reducción del gasto en piezas de repuesto importante.
Estas son las cosas clave que debe hacer un CMMS moderno:
- Ejecuta un seguimiento automático del uso de piezas y lo ayuda a realizar pronósticos de inventario precisos.
- Configura recordatorios para cuando las piezas estén por debajo de cierta cantidad necesaria.
- Informa qué piezas de repuesto se utilizan en qué activos y si esas piezas de repuesto ya no son necesarias.
- Le permite buscar y solicitar piezas rápidamente a los proveedores preferidos.
Informes de mantenimiento
Se podría suponer que cada CMMS ofrece informes profundos y personalizables, pero desafortunadamente no siempre es así.
Después de toda la configuración y la recopilación de datos por parte de su equipo, lo último que querría perderse son los informes de mantenimiento en tiempo real y los KPIS.
Un buen sistema CMMS hará que no necesite un título en ciencia de datos para recopilar información importante para usted.
Estas son las características de un tablero sólido y un sistema de informes efectivo:
- Panel e informes personalizables que le permiten elegir qué KPI y métricas de mantenimiento desea rastrear y comparar.
- Informes que se generan una vez y se regeneran automáticamente para que no tenga que configurarlos nuevamente.
- Informes que se pueden compartir en diferentes formatos como Excel y PDF.
- Capacidad de explicación profunda para saber exactamente por qué los datos muestran el problema.
- La capacidad de comparar fácilmente costos y KPIs entre diferentes instalaciones y equipos.
Las operaciones de mantenimiento de cada empresa son diferentes y la única forma de encontrar dónde mejorar es instalar un sistema y comenzar a tomar esas medidas.
Podría decirse que este es el mayor beneficio de un CMMS. Recuerde que “Lo que no se mide no se puede mejorar”.
Que están diciendo nuestros clientes
Excelente Servicio. Comenzamos a utilizar SimbioTecs en el año 2019 y debo decir que ha cambiado la forma en que hacemos negocios.
Las herramientas de SimbioTecs nos han permitido obtener un cambio crítico en nuestro enfoque estratégico de los servicios de mantenimiento. Gracias a la información que captura el software y como la presenta, nos es posible tomar decisiones de manera más rápida y dinámica.
Los recordatorios de contratos por vencer, el sistema de priorización de servicios, la satisfacción general por cliente, el desempeño individual por técnico, el mapa de servicios y la aplicación móvil nos han permitido aumentar nuestra retención de clientes considerablemente y reducir costos simplemente optimizando procesos ineficientes.
Gracias a la última extensión mis clientes son capaces de gestionar los equipos que tienen en sus centros de salud, lo que nos llevó a desarrollar una nueva línea de negocios que en Datamedica no habíamos considerado.
Conoce las funcionalidades de nuestro Software de Mantenimiento Preventivo
Las funcionalidades que tenga su Software de Mantenimiento Preventivo harán la diferencia en el desempeño del trabajo de todos los involucrados en el programa de mantenimiento, por ello nuestro sistema cuenta con las siguientes funciones:
¿Cómo funciona nuestro Software de Mantenimiento Preventivo?
1.
Creas la solicitud
Ya sea de manera automática, con la programación de contratos de mantenimiento o por incidencias, se crean solicitudes asociadas directamente al cliente, desde el dispositivo móvil o computador.
2.
Asignas al técnico
Al momento de querer planificar las rutas y disponibilidad de los técnicos, contamos con un conjunto de herramientas que facilitarán esta tarea. Además, nuestro sistema de comunicación omnicanal se asegurará de que el técnico se encuentre siempre informado.
3.
Reporte de servicio
Cuando el técnico realice el servicio, contará con la información histórica del equipo, lo que le ayudará a diagnosticar su estado. Junto a eso, la realización del informe/reporte, se realizará de manera automática y digital, permitiéndole tanto al cliente como al técnico validar la realización del servicio a través de un sistema de firmas en pantalla.
PREGUNTAS FRECUENTES SOBRE MANTENIMIENTO PREVENTIVO
¿Para qué se usan los CMMS?
La organización es la clave para una gestión de mantenimiento exitosa, y el software CMMS de Simbiotecs lo ayuda a mantenerse organizado al realizar un seguimiento de sus activos, como repuestos y maquinaria.
El software almacena una gran cantidad de información sobre cada activo, incluida información sobre garantías, fabricantes, proveedores y expectativa de vida.
Atrás quedaron los días de usar hojas de cálculo, notas adhesivas y su propia memoria para realizar un seguimiento de su programa de mantenimiento.
Como ve, las empresas más rentables usan CMMS para administrar mejor su mantenimiento al estar al tanto de las órdenes de trabajo, realizar un seguimiento de la productividad laboral y extender el ciclo de vida de sus activos con atención preventiva.
El mejor software CMMS reducirá significativamente sus costos de mantenimiento mientras aumenta la productividad.
¿Qué incluye nuestro CMMS?
Además de los elementos y funcionalidades mencionados que debe tener un Sistema de Gestión de Mantenimiento Computarizado, el CMMS de SimbioTecs tiene las siguientes funcionalidades:
- Manejo completo del ciclo de mantención.
- Disminución de tiempos muertos.
- Toma de decisiones estratégicas con métricas de business intelligence.
- Eficacia de desplazamiento de equipos de trabajo.
- Automatización de reporte del estado de salud de los activos.
- Georeferenciación de los clientes y sus activos.
- Gestión de agendas de trabajo.
- Retroalimentación de los clientes y sus activos.
- Gestión de agendas de trabajo.
- Retroalimentación de los clientes a través de la app móvil: nuestro CMMS cuenta con 3 aplicaciones que permiten a los planificadores, técnicos y clientes, estar siempre conectados y además, los apoya a realizar sus actividades
- Trazabilidad histórica de los activos.
- Automatización y digitalización de reportes.
¿Quién es el dueño de la información que se recopila en el CMMS?
Dado que proporcionar una solución CMMS es el negocio principal de un proveedor de este tipo de sistemas, los problemas de seguridad tienden a ser una alta prioridad.
Proteger la información y los datos de un cliente debe ser primordial para que un negocio de CMMS continúe prosperando y creciendo.
Sin embargo, la ventaja es que un proveedor de CMMS puede adoptar las mejores medidas de seguridad de su clase y transmitir esas medidas a todos sus clientes.
Los proveedores de CMMS también realizan copias de seguridad de sus datos y llevan a cabo instalaciones y actualizaciones de seguridad constantemente. En cuanto a quién ve sus datos, la mayoría de los proveedores de CMMS siguen estrictas pautas de privacidad, lo que significa que sus datos siempre serán de su empresa.
¿Cuáles son los requisitos técnicos para implementar un CMMS?
Luego del diagnóstico de necesidades para su empresa, Simbiotecs hará un plan de implementación adaptada a sus necesidades y podrá establecer los requisitos técnicos necesarios para la implementación del sistema, aunque le aseguramos que no hay grandes requerimientos para implementar el software.
Si está interesado en probar el CMMS de SimbioTecs solicite una demostración sin compromiso para que vea de primera mano todas las ventajas que nuestro software le puede brindar a su empresa.